POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES INBIONOVA S.A.S

El ordenamiento jurídico colombiano reconoce el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Teniendo en cuenta lo anterior y que INBIONOVA S.A.S. se reconoce como una organización responsable, honesta, innovadora, comprometida con el bienestar social, con un alto sentido de responsabilidad corporativa y que dentro del desarrollo de sus actividades comerciales e investigativas  recibe, almacena, y trata datos personales, en cumplimiento de sus deberes legales, y comprometidos con la seguridad de la información de sus clientes y colaboradores se hace necesario la elaboración y cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en adelante, La Política.

1. GLOSARIO:

Con el fin de brindar mayor certeza y entendimiento a los interesados, se recogerán las siguientes definiciones establecidas en artículo 3o  de la ley 1581 de 2012:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Además, las definiciones establecidas por  el Decreto 1074 de 2015 en su artículo       2.2.2.25.1.3.

a). Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

b). Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

c). Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

d). Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

e). Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. OBJETIVO

El objetivo de La Política es dar a conocer a los interesados y colaboradores de INBIONOVA S.A.S. las directrices para la recolección, almacenamiento, circulación y supresión de los datos personales tratados por INBIONOVA S.A.S. quien actúa como Responsable del Tratamiento.

3. ALCANCE

La Política  aplica  para toda la información personal registrada en las bases de datos físicas y digitales de INBIONOVA S.A.S  sociedad comercial legalmente constituida identificada con el NIT 900606049-7 , con domicilio principal en Vereda Bohemia Km 2 Granja La Esperanza Calarcá – Quindío, Colombia, pagina web https://agrosol.com.co/, Telefax numero  +57 (6) 7295660, Celular número +57 3015047391 en la ciudad de Armenia – Quindío, Colombia, correo electrónico contacto@agrosol.com.co  quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales.

4. OBLIGACIONES

La Política se considera de obligatorio cumplimiento para INBIONOVA S.A.S y todos sus colaboradores, en especial aquellos que sean designados por éste como  los Encargados del tratamiento.

5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

INBIONOVA S.A.S. realizará el Tratamiento de los Datos Personales suministrados de acuerdo a la autorización otorgada por el Titular, la ley y las autoridades judiciales y administrativas que tengan competencia legal para actuar en la materia.

El Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos se realizará a través de medios físicos y digitales.

Los Datos Personales se tratarán de manera general con las siguientes finalidades:

A). Finalidades Generales, aplicables a todos los datos recolectados por INBIONOVA S.A.S.:

-Suministrar datos a terceras personas en virtud de solicitudes u órdenes emitidas por autoridades judiciales o administrativas competentes.

-Transmitir los datos personales a terceros con los cuales INBIONOVA S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

-Transmitir los datos personales a terceros con los cuales INBIONOVA S.A.S haya suscrito contratos para la realización de actividades de telemercadeo y similares, por lo cuál sea necesario entregar dicha información.

-Contactar al Titular a través de correo electrónico o el por el medio más expedito (vía telefónica, chat, SMS, Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea) para manifestarle los cambios en la política de tratamiento de datos personales, así como sus derechos, cuando esta sufra alguna modificación sustancial.

– Contactar al Titular a  través del  correo electrónico o por el medio más expedito (chat, Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea, SMS, vía telefónica), para informar sobre  eventos y ofrecer nuevos productos y servicios, además enviar noticias relacionadas con campañas de fidelización, mejora de servicio, encuestas de satisfacción,  noticias o artículos de interés,  y  permitir la participación de los Titulares en concursos, rifas y sorteos realizados por INBIONOVA S.A.S directamente o a través de terceros autorizados

-Contactar al Titular a través del medio más expedito (medios telefónicos, correo electrónico, chat, SMS, Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea, correspondencia en su domicilio)  para el envío de extractos, cuentas o facturas y el cobro de las mismas en relación con las obligaciones derivadas de relaciones contractuales entre las partes (Titular y  INBIONOVA S.A.S) directamente o a través de terceros autorizados.

-Contactar al Titular a través del medio más expedito (correo electrónico, chat, SMS, Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea) para la confirmación de datos personales necesarios para el ejercicio normal de los servicios prestados por INBIONOVA S.A.S, y para adelantar las gestiones propias del servicio al cliente, directamente o a través de terceros autorizados.

-Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación en las que se vean involucrados datos personales del Titular, en virtud de la relación contractual que este tenga  con INBIONOVA S.A.S. directamente o a través de terceros autorizados.

-Para conformar bases de datos físicas o digitales de clientes, colaboradores, trabajadores, proveedores o aliados, en servidores propios o ajenos.

-Para la elaboración de estudios de mercado y estudios estadísticos directamente o a través de terceros autorizados.

-Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales INBIONOVA S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. En cuyo caso se cumplirá con las recomendaciones que realice la autoridad competente y  se cumplirá los deberes legales y reglamentarios en materia de transferencia internacional  de datos.

-Controlar el acceso a las  instalaciones de INBIONOVA S.A.S y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

-Cumplir con las regulaciones anti lavado de activos cuando apliquen.

B). Respecto a los datos personales de los  Clientes y Consumidores, además de las Finalidades Generales aplicables a todos los datos recolectados por INBIONOVA S.A.S.

-Contactar al Titular a través de medios telefónicos, correo electrónico, chat, SMS ,Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea, con el fin de conocer  por qué consumen los productos ofrecidos por INBIONOVA S.A.S,  la evolución que tienen con los productos ofrecidos por INBIONOVA S.A.S y los cambios o reacciones que presentan luego de consumir los productos comercializados por   INBIONOVA S.A.S, para realizar estudios estadísticos y desarrollar estrategias de mercado directamente o a través de un tercero autorizado, con dicha información.

-Consultar información financiera e historia crediticia disponible en centrales de riesgo.

C). Respecto de los datos personales de Colaboradores, además de las Finalidades Generales aplicables a todos los datos recolectados por INBIONOVA S.A.S.:

-Administrar  y realizar las gestiones propias de procesos de selección laboral, incluyendo la verificación de toda la información aportada en la hoja de vida, directamente o a través de un tercero autorizado.

-Realizar las gestiones propias de las obligaciones contractuales, tales como la afiliación a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, procesos disciplinarios y todas las afines al vínculo contractual.

-Transmitir datos a terceros con quien se construya una relación contractual con el fin de brindar beneficios como seguros de vida, gastos médicos, descuentos en otras organizaciones, cancelar gastos de transporte y hospedaje por viajes laborales o actividades recreativas empresariales.

– Informar a los autorizados por el colaborador, en caso de emergencias médicas relacionadas con las actividades desempeñadas con INBIONOVA S.A.S en horario laboral .

D). Respecto de los Datos de Proveedores y Aliados, además de las Finalidades Generales aplicables a todos los datos recolectados por INBIONOVA S.A.S.:

-Difundir datos de contacto, para informar a los clientes de INBIONOVA S.A.S  sobre las alianzas comerciales y los términos de las mismas cuando estas sean de su interés.

-Verificar los reportes que puedan existir sobre ellos en listas vinculantes que  tengan  información, reportes y antecedentes sobre  actividades sospechosas, investigaciones, procesos o condenas por los delitos de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, como la lista  que administra el Comité designado por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.

-Consultar  información financiera e historia crediticia disponible en centrales de riesgo.

E). Respecto  de los datos de los Socios, además de las Finalidades Generales aplicables a todos los datos recolectados por INBIONOVA S.A.S.:

-Contactar al Titular para el ejercicio de sus derechos como accionista, pago de dividendos y demás actividades propias de su calidad.

5.1 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Teniendo en cuenta las características especiales  de los datos sensibles  y la protección reforzada de la que son objeto, INBIONOVA S.A.S y sus colaboradores se abstendrán de condicionar actividades comerciales o de cualquier índole a que el Titular suministre datos personales sensibles.

Se informará en todo caso al Titular cuando se trate de esta clase de datos y su autorización corresponderá exclusivamente a la  voluntariedad del Titular o al cumplimiento de un deber legal  o reglamentario.

Cuando el Titular expresa y voluntariamente autorice el tratamiento de sus datos sensibles, lo anterior tendrá el fin de utilizarse para:

-Conformar bases de datos físicas y digitales de acceso restringido.

-Elaboración  de estudios estadísticos que serán  de utilidad exclusiva de INBIONOVA S.A.S. sobre evolución, efectos adversos, historial de consumo y afines.

-Seguimiento de evolución de las patologías que padezca el Titular cuando este las desee compartir con INBIONOVA S.A.S en relación con el consumo de los productos de la organización. Este material tendrá fines de investigación y recomendaciones de uso de los alimentos funcionales que comercializa INBIONOVA S.A.S..

-Igualmente serán utilizados en las redes sociales y plataformas digitales de INBIONOVA S.A.S cuando el Titular expresa y voluntariamente lo autorice, y desee compartir datos sensibles en forma de “Testimonio”, con fines publicitarios y comerciales, compartiendo sobre su experiencia como usuario de los productos comercializados por INBIONOVA S.A.S.. En este caso y de acuerdo a la autorización del Titular, estos datos podrán ser compartidos en recursos como videos y fotografías con fines publicitarias y comerciales, que serán compartidas en las redes sociales y plataformas digitales  de INBIONOVA S.A.S y elementos como pendones, folletos, pancartas, volantes o similares.

5.2 TRATAMIENTO DE FOTOGRAFÍAS Y VIDEOS PERSONALES

-INBIONOVA S.A.S con fines de lograr una mayor seguridad de sus instalaciones, cuenta con un sistema integrado de video vigilancia, en su sede de producción, como en los espacios abiertos al público de la sede en la Vereda Bohemia Km 2 Granja Ecologica La Esperanza en Calarca, Quindio.

La imágenes  transmitidas por dicho sistema tienen como fin, mantener la seguridad de los bienes y de los colaboradores de INBIONOVA S.A.S. así como su utilización cuando sea procedente en procesos disciplinarios.

Las cámaras instaladas en dichos espacios, cuentan con un sistema de grabación. Únicamente se utilizan para monitorear esporádicamente los espacios de trabajo en tiempo real. Las imágenes y sonidos son visualizados a través de la aplicación “PIXI”.

– INBIONOVA S.A.S utilizará las fotografías y videos personales de sus clientes, colaboradores, o cualquier tercero, cuando estos expresa y voluntariamente lo autoricen para desarrollar actividades  publicitarias y comerciales en sus redes sociales y plataformas digitales y elementos como pendones, folletos, pancartas, volantes o similares (dicha actividad podrá ser gratuita o no, dependiendo de la autorización que para tal fin haya brindado el Titular o de la relación contractual que exista entre este y INBIONOVA S.A.S).

INBIONOVA S.A.S velará por el buen nombre y uso de la imagen de quienes deseen otorgar su autorización y acceder a su divulgación, sin embargo no responderá por el uso malicioso o malintencionado, que terceros hagan de reproducciones no autorizadas de dichas imágenes y videos.

5.3 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA)

INBIONOVA S.A.S respetará la prevalencia de los derechos de los menores de edad y no condicionará ninguna actividad a la obtención y tratamiento de datos personales sobre niños, niñas y adolescentes, a menos que sea estrictamente necesario para la prestación de sus servicios y el desarrollo de su objeto social o que se trate de un deber legal. A su vez, cuando por algún motivo se pretenda realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se contará con la autorización de su representante legal así como la manifestación de voluntad del NNA.

6. LOS DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la legislación aplicable a la materia.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

h) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

i) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

Cualquier otro reconocido por la ley, la Constitución o la jurisprudencia.

Estos derechos podrán ser ejercidos  según el Decreto 1377 de 2013, artículo 20:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 7. ÁREA ENCARGADA DE  LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Quien ostente el cargo de ADMINISTRADORA del área administrativa de INBIONOVA S.A.S. es la persona tiene a su  cargo dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos con relación a sus datos personales.

Los canales que la organización tiene dispuestos para la atención  de estos  trámites son los siguientes:

A través del chat que aparece en la pagina web  https://agrosol.com.co/ , que funciona a través de la plataforma de ”Facebook.” En un horario de 8:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes.

A través de Chat por la aplicación de mensajería instantánea “Whatsapp” en el número  + 57 3015047391 y +57 3206783251.  En un horario de 8:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes.

A través de correspondencia en la dirección Calle 17 norte #14-21 – Armenia, Quindío – Colombia.  En un horario de 9:00 am a 4:30 pm de lunes a viernes.

A través del correo electrónico de gerencia@agrosol.com.co

NOTA 1: Los casos radicados después de las 4:00 pm en días lunes a viernes serán gestionados el siguiente día hábil.

NOTA 2: En caso de que desee realizar su petición de manera verbal o escrita deberá suministrar todos los datos que se enlistan en el acápite PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR con el fin de poder gestionar correctamente sus inquietudes.

NOTA 3: Los casos radicados en días no hábiles ( sábados, domingos, festivos, días de vacaciones colectivas,  cuando se estén realizando actividades que impidan el funcionamiento normal de la empresa) serán gestionados el siguiente día hábil.

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información :

–   Nombre completo y apellidos.

–   Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

–    Medios para recibir respuesta a su solicitud.

–   Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).

–   Firma  y número de identificación.

–   Los documentos que pretenda hacer valer.

–   Copia ampliada al 150% del documento de identidad (se admiten en su defecto: Cédula de ciudadanía, Tarjeta profesional, Pasaporte, Licencia de conducción, Poder debidamente otorgado,Sentencia u otro título jurídico donde conste la sucesión, Registro civil  (en caso de menores de edad))

Sin embargo, le recomendamos utilizar el formato que tenemos dispuesto para estos trámites, disponible en nuestra página web.

Cuando se trate de una consulta esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando se trate de corrección, actualización, supresión  o reclamo, el término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, INBIONOVA S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

INBIONOVA S.A.S  utilizará las medidas técnicas, humanas y administrativas que considere necesarias para la seguridad la información relacionada con datos personales, tratando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento. Sin embargo no responderá por el uso indebido de terceros que hayan accedido manera ilegal o no autorizada a la información personal almacenada en sus bases de datos.

10. OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES

INBIONOVA S.A.S  recauda datos a través de los titulares de la información, registros públicos y ocasionalmente, automáticamente en su página web recolecta datos sobre el software y el hardware a través del cual se está navegando. Por ello el titular de la  información deberá contar con todas las precauciones de una persona diligente para una navegación segura y privada en internet. Si el titular no desea compartir sus datos, deberá hacer uso de las herramientas que tenga a su alcance para evitar a toda costa compartir su información.

11. VIGENCIA

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Cuando esta finalice se conservarán con fines estadísticos mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

La Política rige a partir del  24  de  octubre de 2019.

La Política  podrá ser modificada  por  INBIONOVA S.A.S de manera unilateral, cuando lo estime necesario o en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario, en este caso se informará y publicará para conocimiento de los interesados, para que se manifiesten y  ejerzan sus derechos, si estos no se manifiestan en un plazo de quince (15) días hábiles siguientes se entenderá que aceptan las modificaciones, sin embargo cuando aquellas comporten modificación en aspectos sustanciales se obtendrá nueva autorización del Titular de la información.