POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FAMILIA AGROSOL
S.A.S
El ordenamiento jurídico colombiano reconoce el derecho de todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Teniendo en cuenta lo anterior y que Familia Agrosol S.A.S. se reconoce como una
organización responsable, honesta, innovadora, comprometida con el bienestar social,
con un alto sentido de responsabilidad corporativa y que dentro del desarrollo de sus
actividades comerciales e investigativas recibe, almacena, y trata datos personales, en
cumplimiento de los deberes legales, y comprometidos con la seguridad de la
información de sus clientes y colaboradores se hace necesario la elaboración y
cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en adelante,
La Política.
GLOSARIO:
Con el fin de brindar mayor certeza y entendimiento a los interesados, se recogerán las
siguientes definiciones establecidas en el artículo 3o de la ley 1581 de 2012:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Además, las definiciones establecidas por el Decreto 1074 de 2015 en su artículo
2.2.2.25.1.3.
a). Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
b). Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las
personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros
públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
c). Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos
o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biométricos.
d). Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
e). Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
OBJETIVO
El objetivo de La Política es dar a conocer a los interesados y colaboradores de
FAMILIA AGROSOL S.A.S. las directrices para la recolección, almacenamiento,
circulación y supresión de los datos personales tratados por FAMILIA AGROSOL
S.A.S. quien actúa como Responsable del Tratamiento.
ALCANCE
La Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos
físicas y digitales de FAMILIA AGROSOL S.A.S sociedad comercial legalmente
constituida identificada con el NIT 900606049-7 , con domicilio principal en Calle 17
norte #14-21 Armenia – Quindío, Colombia, pagina web https://agrosol.com.co/, Telefax
numero +57 (6) 734 3070, Celular número +57 3015047391 en la ciudad de Armenia –
Quindío, Colombia, correo electrónico contacto@agrosol.com.co quien actúa en calidad
de Responsable del Tratamiento de los datos personales.
OBLIGACIONES
La Política se considera de obligatorio cumplimiento para FAMILIA AGROSOL S.A.S y
todos sus colaboradores, en especial aquellos que sean designados por éste como los
Encargados del tratamiento.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL
MISMO.
FAMILIA AGROSOL S.A.S. realizará el Tratamiento de los Datos Personales
suministrados de acuerdo a la autorización otorgada por el Titular, la ley y las
autoridades judiciales y administrativas que tengan competencia legal para actuar en la
materia.
El Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos
se realizará a través de medios físicos y digitales.
Los Datos Personales se tratarán de manera general con las siguientes finalidades:
A). Finalidades Generales, aplicables a todos los datos recolectados por FAMILIA
AGROSOL S.A.S.:
-Suministrar datos a terceras personas en virtud de solicitudes u órdenes emitidas
por autoridades judiciales o administrativas competentes.
-Transmitir los datos personales a terceros con los cuales FAMILIA AGROSOL
S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario
entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
-Transmitir los datos personales a terceros con los cuales FAMILIA AGROSOL
S.A.S haya suscrito contratos para la realización de actividades de tele – mercadeo
y similares, por lo cuál sea necesario entregar dicha información.
-Contactar al Titular a través de correo electrónico o el por el medio más expedito
(vía telefónica, chat, SMS, Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería
instantánea) para manifestarle los cambios en la política de tratamiento de datos
personales, así como sus derechos, cuando esta sufra alguna modificación.
– Contactar al Titular a través del correo electrónico o por el medio más expedito
(chat, Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea ,SMS, vía
telefónica), para informarlo sobre eventos y ofrecer nuevos productos y servicios,
además enviar noticias relacionadas con campañas de fidelización, mejora de
servicio, encuestas de satisfacción, noticias o artículos de interés, y permitir la
participación de los Titulares en concursos, rifas y sorteos realizados por FAMILIA
AGROSOL S.A.S directamente o a través de terceros autorizados.
-Contactar al Titular a través del medio más expedito (medios telefónicos, correo
electrónico, chat, SMS, Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea,
correspondencia en su domicilio) para el envío de extractos, cuentas o facturas y el
cobro de las mismas en relación con las obligaciones derivadas de relaciones
contractuales entre las partes (Titular y FAMILIA AGROSOL S.A.S) directamente o
a través de terceros autorizados.
-Contactar al Titular a través del medio más expedito (correo electrónico, chat, SMS,
Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea) para la confirmación de
datos personales necesarios para el ejercicio normal de los servicios prestados por
FAMILIA AGROSOL S.A.S, y para adelantar las gestiones propias del servicio al
cliente, directamente o a través de terceros autorizados.
-Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación en
las que se vean involucrados datos personales del Titular, en virtud de la relación
contractual que este tenga con FAMILIA AGROSOL S.A.S. directamente o a través
de terceros autorizados.
-Para conformar bases de datos físicas o digitales de clientes, colaboradores,
trabajadores, proveedores o aliados.
-Para la elaboración de estudios de mercado y/o estadísticos directamente o a
través de terceros autorizados.
-Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales FAMILIA
AGROSOL S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea
necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. En cuyo caso se
cumplirá con las recomendaciones que realice la autoridad competente y se
cumplirá los deberes legales y reglamentarios en materia de transferencia
internacional de datos.
-Controlar el acceso a las instalaciones de FAMILIA AGROSOL S.A.S y establecer
medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
B) Respecto a los datos personales de los Clientes y Consumidores, además de las
Finalidades Generales aplicables a todos los datos recolectados por FAMILIA
AGROSOL S.A.S.:
-Contactar al Titular a través de medios telefónicos, correo electrónico, chat, SMS
,Whatsapp o cualquier aplicación de mensajería instantánea, con el fin de conocer
por qué consumen los productos ofrecidos por FAMILIA AGROSOL S.A.S, la
evolución que tienen con los productos ofrecidos por FAMILIA AGROSOL S.A.S y
los cambios o reacciones que presentan luego de consumir los productos
comercializados por FAMILIA AGROSOL S.A.S, para realizar estudios estadísticos,
directamente o a través de un tercero autorizado.
-Para la consulta de información financiera e historia crediticia disponible en
centrales de riesgo.
C) Respecto de los datos personales de Colaboradores, además de las Finalidades
Generales aplicables a todos los datos recolectados por FAMILIA AGROSOL
S.A.S.:
-Administrar y realizar las gestiones propias de procesos de selección laboral,
incluyendo la verificación de toda la información aportada en la hoja de vida,
directamente o a través de un tercero autorizado.
-Realizar las gestiones propias de las obligaciones contractuales, tales como la
afiliación a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de
bienestar y salud ocupacional, procesos disciplinarios y todas las afines al vínculo
contractual.
-Transmitir datos a terceros con quien se construya una relación contractual con el
fin de brindar beneficios como seguros de vida, gastos médicos, descuentos en
otras organizaciones, cancelar gastos de transporte y hospedaje por viajes
laborales o actividades recreativas empresariales.
– Informar a los autorizados por el colaborador en caso de emergencias médicas
relacionadas con las actividades desempeñadas con FAMILIA AGROSOL S.A.S en
horario laboral.
D). Respecto de los Datos de Proveedores y Aliados, además de las Finalidades
Generales aplicables a todos los datos recolectados por FAMILIA AGROSOL
S.A.S.:
-Para informar a los clientes de FAMILIA AGROSOL S.A.S sobre las alianzas
comerciales y los términos de las mismas cuando estas sean de su interés.
-Para verificar los reportes que puedan existir sobre ellos en listas vinculantes que
tengan información, reportes y antecedentes sobre actividades sospechosas,
investigaciones, procesos o condenas por los delitos de Lavado de Activos y
Financiación del terrorismo, como la lista que administra el Comité designado por el
Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
-Para la consulta de información financiera e historia crediticia disponible en
centrales de riesgo.
E). Respecto de los datos de los Socios, además de las Finalidades Generales
aplicables a todos los datos recolectados por FAMILIA AGROSOL S.A.S.:
-Contactar al Titular para el ejercicio de sus derechos como accionista, pago de
dividendos y demás actividades propias de su calidad.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Teniendo en cuenta las características especiales de los datos sensibles y la
protección reforzada de la que son objeto, la FAMILIA AGROSOL S.A.S y sus
colaboradores se abstendrán de condicionar actividades comerciales o de cualquier
índole a que el Titular suministre datos personales sensibles.
Se informará en todo caso al Titular cuando se trate de esta clase de datos y su
autorización corresponderá exclusivamente a la voluntariedad del Titular.
Cuando el Titular expresa y voluntariamente autorice el tratamiento de sus datos
sensibles lo anterior tendrá el fin de utilizarse para la construcción de estudios
estadísticos que serán de utilidad exclusiva de FAMILIA AGROSOL S.A.S.
,igualmente serán utilizados en las redes sociales y plataformas digitales de
FAMILIA AGROSOL S.A.S cuando el Titular expresa y voluntariamente lo autorice
con fines publicitarios y comerciales y desee compartir datos sensibles en forma de
“Testimonio” hablando sobre su experiencia como usuario de los productos
comercializados por FAMILIA AGROSOL S.A.S.
TRATAMIENTO DE FOTOGRAFÍAS Y VIDEOS PERSONALES
-FAMILIA AGROSOL S.A.S con fines de lograr una mayor seguridad de sus
instalaciones, cuenta con un sistema integrado de video vigilancia. Tanto en su
sedes administrativas y de producción, como en los espacios abiertos al público.
Las imágenes captadas por dicho sistema tienen como fin, mantener la seguridad
de los bienes y de los colaboradores de FAMILIA AGROSOL S.A.S. así como su
utilización cuando sea procedente en procesos disciplinarios.
Por ello las imágenes grabadas serán visualizadas en un área de acceso restringido
que garantice la seguridad de las mismas y solo por el personal autorizado para tal
fin o por las autoridades competentes según el caso.
– FAMILIA AGROSOL S.A.S utilizará las fotografías y videos personales de sus
clientes cuando estos expresa y voluntariamente lo autoricen para desarrollar
actividades publicitarias y comerciales en sus redes sociales y plataformas digitales;
dichos datos se almacenarán con fines de archivo y de seguimiento de estrategias
digitales por el tiempo que se estime necesario ( dicha actividad podrá ser gratuita o
no, dependiendo de la autorización que para tal fin haya brindado el Titular o de la
relación contractual que exista entre este y FAMILIA AGROSOL S.A.S).
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES
FAMILIA AGROSOL S.A.S respetará la prevalencia de los derechos de los menores
de edad y no condicionará ninguna actividad a la obtención de datos personales
sobre niños, niñas y adolescentes. A su vez cuando por algún motivo se pretenda
realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se
contará con la autorización de su representante legal.
LOS DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables
del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la legislación aplicable a la materia.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un
deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
h) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. En este sentido,
tendrán un carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre
datos de las niñas y niños y adolescentes, FAMILIA AGROSOL S.A.S no condicionará
ninguna actividad a la obtención de este tipo de datos, salvo que se encuentre en
cumplimiento de un deber legal.
i) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un
deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Estos derechos podrán ser ejercidos según el Decreto 1377 de 2013, art. 20 por:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que
estén facultadas para representarlos.
ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS:
NAYELI VELEZ HERNANDEZ identificada con C.C. 1094918702 del área
administrativa de FAMILIA AGROSOL S.A.S. es la persona tiene a su cargo dar trámite
a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos con relación a sus
datos personales.
Los canales que la organización tiene dispuestos para la atención de estos trámites son
los siguientes:
A través del chat que aparece en la página web https: //agrosol.com.co/, que funciona a
través de la plataforma de “Facebook.” En un horario de 9:00 am a 3:00 pm de lunes a
viernes. Sábados de 9:00 am a 12:58 pm.
A través de Chat por la aplicación de mensajería instantánea “Whatsapp” en el número
+ 57 3015047391. En un horario de 9:00 am a 3:00 pm de lunes a viernes. Sábados de
9:00 am a 11:00 am.
A través de correspondencia en la dirección Calle 17 norte #14-21 – Armenia, Quindío
– Colombia. En un horario de 9:00 am a 4:58 pm de lunes a viernes. Sábados de 9:00
am a 12:58 pm.
A través del correo electrónico de gerencia@agrosol.com.co
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente
información:
– Nombre completo y apellidos.
– Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
– Medios para recibir respuesta a su solicitud.
– Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho
que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización
otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
– Firma y número de identificación.
– Los documentos que pretenda hacer valer.
Cuando se trate de una consulta esta será atendida en un término máximo de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
Cuando se trate de corrección, actualización, supresión o reclamo, el término máximo
previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, FAMILIA AGROSOL S.A.S informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás
normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o
parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación,
supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia
de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
NOTA: Para el caso de trámites relacionados con el acceso a imágenes de cámaras de
video vigilancia el Titular deberá aportar los datos correspondientes a: fecha, hora,
lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la
exposición de imágenes de terceros.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
FAMILIA AGROSOL S.A.S utilizará las medidas técnicas, humanas y administrativas
que considere necesarias para la seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Sin embargo no
responderá por el uso indebido de terceros que hayan accedido manera ilegal o no
autorizada a la información personal almacenada en sus bases de datos.
OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES:
FAMILIA AGROSOL S.A.S recauda datos a través de los titulares de la información,
registros públicos y ocasionalmente, automáticamente en su página web recolecta
datos sobre el software y el hardware a través del cual se está navegando. Por ello el
titular de la información deberá contar con todas las precauciones de una persona
diligente para una navegación segura y privada en internet. Si el titular no desea
compartir sus datos, deberá hacer uso de las herramientas que tenga a su alcance para
evitar a toda costa compartir su información.
VIGENCIA
Para la vigencia de las bases de datos se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo
11 decreto 1377 de 2013 “(…) el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con
las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables
a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales,
jurídicos e históricos de la información. (…) “Sin embargo, los datos personales
proporcionados, se conservarán mientras se mantenga la relación con el titular de la
información y aún después con fines comerciales, mientras no se solicite la supresión
del dato y que no exista obligación o razón jurídica para conservarlo.
La Política rige a partir del 02 de octubre de 2019.
La Política podrá ser modificada por FAMILIA AGROSOL S.A.S de manera unilateral,
cuando lo estime necesario o en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario, en
este caso se informará y publicará para conocimiento de los interesados, para que se
manifiesten y ejerzan sus derechos.